هر کلمهای – مانند انسان و تمدنهای بشری – مراحل سه گانة «زادن»، «رشد» و «مرگ» را میگذراند و به عبارت بهتر زبان هم مثل لباس، خوی و طرز فکر انسان پیوسته در تحوّل و انتقال است. هر کلمهای وقتی درست است که بیشتر افراد به ویژه اهل لغت و ادب آن را درست بدانند و به کار برند.
بعضی از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها
ناآشنا آشنا
الحاق پیوستن
الحاقیه ضمیمه
بالعیان آشکارا
اسقاط افتادگی
محرران نویسندگان
مصاف جنگ
اضطرار پریشانی (پریشان حالی)
سحاب ابر
مساعی کوششها
حشمت بزرگی
آوردن حقایق، بیآنکه مبالغه شود
منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم، خواننده را از هدف نویسنده دور میکند و پایههای اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست میسازد.
اگر در طبیعت گزارش، مطالبی است که خود این مطالب را برانگیزاننده احساسات خواننده است و مبالغهای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینانبخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزانندة احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تأثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساساً گزارش نیست، چه در گزارش سخن از مسؤولیت است.
گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملاً بهترین تأثیر را در خواننده میگذارد.
بدیهی است تلاش نویسندة گزارش در نحوة ترکیب کلمات، انتخاب واژهها، رعایت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانهگذاری و سایر راهنماهای نگارش، وظیفهای اجتنابناپذیر است، ولی برانگیختن احساسات – اگر مغایر با واقعیت باشد – تمام تلاش نویسنده را خنثی و اجرش را ضایع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را – که در نتیجة گذشت زمان حاصل آمده است – از میان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
در نگارش باید کوشید همانگونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن میگوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی (بدون تکلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پیچیده و عبارات چند پهلو) بنگاریم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.
در بعضی از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقی ندارد. مردم همانگونه مینویسند که سخن میگویند. اما در برخی از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق میکند. هر چه زبان ادبیات ملتی پربارتر و قدیمتر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بیشتر است.
زبان فارسی از جمله زبانهایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاریش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق میکند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه میشود. مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است.
بدیهی است هرگز در نوشتة خود نمیآوریم: «نظرم اینه» بلکه مینویسیم: «نظرم این است.»
در زیر نمونههایی از جملات خیلی رسمی به نیمه رسمی تبدیل شده، به طوری که به شیوایی زبان هم لطمهای وارد نشده است.
مثال:
جملات خیلی رسمی
جملات نیمه رسمی
1- این اداره اهتمام خواهد نمود.
1- این اداره خواهد کوشید.
2- محترماً نظر عالی را به این نکته معطوف میدارم.
2- محترماً نظر شما را به این نکته جلب میکنم.
فن گزارش نویسی
قسمت ششم
نشانهگذاری و اهمیّت آن در نگارش
انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده میکند، و زبان، ابزار اداری آن مقصود میباشد.
فن گزارش نویسی
قسمت ششم
نشانهگذاری و اهمیّت آن در نگارش
انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده میکند، و زبان، ابزار اداری آن مقصود میباشد.
ما به وسیلة زبان و نوشتن، هدفها و مفهومهای ذهنی خود را به دیگران میفهمانیم و پیغامهای خود را با کلماتی که در گنجینة زبان ملی خود داریم، به آنها منتقل میسازیم، ولی این الفاظ و کلمات، با همه وسعت ترکیبی خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، برای بعضی از حالات درونی و مفاهیم ذهنی، ناتوان و نارسا هستند و برای جبران این نارسایی و ناتوانی ناگزیریم در مرحلة تلفظ از کشش آهنگ، لحن گفتار، طنین صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پیشانی خود استفاده کنیم. و در مرحله نگارش نشانهها و اشارات قراردادی جهانی و بینالمللی را جایگزین نارسایی و ناتوانی الفاظ و کلمات سازیم و به کمک آنها حالات درونی و مفاهیم ذهنی و نکاتی را که به صورت نوشته و کلمات نمیتوان ادا کرد، به خواننده برسانیم.
بنابراین نوشتن که عبارتست از «نمایش دادن کلام بوسیله حروف و ترکیبات گوناگون آن» با استفاده از نشانههای نگارش، روح و روانی خاص پیدا میکند.
بعضی از نشانهها که کاربرد بیشتری در گزارشنویسی دارد به شرح زیر است:
نقطه (.)
نقطه، نشانهی قطع رشتة صوت و ختم کلام است، و توقّف کامل را میرساند و پایان یک جمله را اعلام میدارد؛ مثل، «استاد روز گذشته به دانشگاه آمد».
نقطه بعد از حروفی که نشانه اختصاری نامهاست نیز بکار میرود، مثل آی.بی.ام.
نشانه فاصله یا ویرگول (،) یا سرکج:
در طول رشته کلام هر جا که معنی مطالب، مکث و درنگ کوتاهی را اقتضاء کند ویرگول میگذاریم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زیاد، برای این مورد انتخاب میشد.
نقطه با ویرگول یا سرکج با نقطه (؛)
این علامت، نشانه درنگی بلندتر از ویرگول و کوتاهتر از نقطه است و معمولاً در موقعی که جمله تمام شده ولی مطلب ادامه دارد استفاده میشود.
مثال: «عبید زاکانی دانشمند وارستهای بود؛ ولی چون روح حاکم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخی و مزاح میگفت.»
دو نقطه بیانی (:)
دو نقطه نشانة شرح است، و هنگام توضیح بیشتر مطالب بکار میرود. دو نقطه نشانه مکثی بلندتر از نقطه میباشد.
مثال: ساعات حرکت هواپیمای جمهوری اسلامی از تهران به مشهد: تمام ایام هفته؛ ساعت 30/18
سه نقطه یا نشانة تعلیق (...)
سه نقطه به هنگام حذف یک کلمه استفاده میشود.
مثال: فقر فرهنگی در اجتماع موجب بروز فساد و ... میشود.
چند نقطه (.....)
چند نقطه نشانه حذف یک یا چند جمله میباشد.
مثال:
ای خواجه اگر همی بهشتت هوس است
خیرات بکن اگر ترا دسترس است
خیرات چو کردهای برو ایمن باش
در خانه ..... بس است
تیرة بلند (-)
تیره بلند نشانه تفکیک است برای قطع مطلب و قید جمله معترضه.
مانند: کوهستان – مناظر زیبای آن – که با شکوه و دلانگیز است – مرا از درد اعصاب آسوده کرد.
خط کشیده (ـــــ)
خط کشیده برای برجسته نمودن یا مشخص کردن قسمتی از نوشته اعم از دست نوشته یا ماشینی بکار برده میشود، و برای اهمیت بخشیدن به آن مقدار از نوشته استفاده میگردد.
دو کمان یا گریزنما ()
این علامت برای توضیح اضافی یا ذکر جملهای که از بحث خارج است و نیز برای جدا کردن بعضی از کلمات یا جملات بکار میرود.
مانند: علم منطق انسان را به درست فکر کردن وا میدارد. اغلب دانشمندان منطقی فکر میکنند و منطقی صحبت میکنند (متاسفانه همکار من به هیچ وجه از منطق اطلاعی ندارد) که این خود نشانة شخصیت و کمال آنها است.
گیومه / نشانة نقل قول « »
همانطور که از اسمش پیداست نشانة نقل قول است و در آغاز و پایان سخنی که مستقیماً از شخص یا منبعی نقل میشود، قرار میگیرد مانند: حضرت امام جواد(ع) میفرمایند: «بهترین مردم کسی است که از وجودش نفعی به بندگان خدا برسد.»
یک ستاره (*)
یک ستاره برای جلب توجه و نظر مطالعهکننده به ذیل صفحه است، نشانهی توجه به پاورقی هنگامی به کار برده میشود که بیان مطلبی از سیاق و روال نوشته خارج است، و یا نویسنده نمیتواند آن را در داخل نوشته بگنجاند، از طرفی موضوع مورد نظر را نمیتواند رها کند و یا ناگفته بگذارد. در این گونه موارد با درج یک ستاره در پهلوی جمله یا کلمه توجه خواننده را به حاشیهی ذیل صفحه جلب میکند. به این ترتیب که در ذیل صفحه، بعد از علامت ستاره توضیح لازم ارائه میشود.
دو ستاره (**)
به منظور احتراز از تکرار مطلبی که قبلاً در کتاب یا نوشته درج گردیده است، نویسنده از نشانه دو ستاره که موازی هم قرار داده استفاده میکند. بدین ترتیب که با قید این نشانه، به خواننده توجه میدهد که مطلب مورد نظر قبلاً در صفحات پیشین درج شده که به آن مراجعه کند.
سه ستاره (***)
از این علامت به منظور نشان دادن تغییر روال نوشته و یا تغییر کلی سیاق سخن استفاده میشود. نحوة عمل بدین ترتیب است که جمله را پایان داده و با 3 سطر فاصله، نوشته بعدی را آغاز میکند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ایجاد شده قرار میدهد.
فن گزارش نویسی
قسمت هفتم
اقسام گزارش
به طور کلی گزارشها از نظر ارائه به دو نوع متفاوت تقسیم میشود.
الف- گزارش کتبی
چنانچه ارائه اطلاعات، بررسیها و پژوهشها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی مینامند.
فن گزارش نویسی
قسمت هفتم
اقسام گزارش
به طور کلی گزارشها از نظر ارائه به دو نوع متفاوت تقسیم میشود.
الف- گزارش کتبی
چنانچه ارائه اطلاعات، بررسیها و پژوهشها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی مینامند.
ب- گزارش شفاهی
هر گاه اطلاعات، بررسیها و پژوهشها به صورت سخنرانی و مشاوره (بحث و گفتگو) ارائه شود، آن را گزارش شفاهی گویند. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعههای بعدی، ایجاب میکند که گزارشها به صورت شفاهی عنوان شود.
مزایا و مشکلات گزارشهای کتبی و شفاهی
هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرد و یکی از این دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند.
در سازمانهای اداری غالباً دیده شده که کارکنان، گزارشهای خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارائه میدهند و حتی در مواردی که گزارشهای کتبی نیز به وسیلة آنها تهیه و ارائه گردیده است، در عین حال همان گزارشها را از نو به صورت شفاهی بیان میکنند.
بدیهی است هر گاه فاصله میان کارکنان و رؤسای آنها زیاد نباشد و گزارشها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، میتوان در مواردی آنها را شفاهاً ارائه کرد، ولی غالباً گزارشهای اداری به صورت کتبی تنظیم و ارائه میگردد.
مزایای گزارشهای شفاهی
- کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرایطی زمان و مکان و نوع شنوندگان.
- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفهجویی در وقت.
- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود.
- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل (تابلو با چهارپایه، نحوی که متحرک باشد)، اُوِرْهِد یا اوپک و غیره.
- آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.
- مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات.
- تأثیری که میتواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیتهای گوناگون و استفاده از تعبایر، اصطلاحات، لطیفهها و غیره بر شنوندگان بگذارد.
- امکان حذف بخشی از گزارشها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت.
مشکلات گزارشهای شفاهی
- نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرایط لازم و کافی.
- نبودن وسایل مورد نیاز.
- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط.
- استنباطهای گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
- فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پارهای از موارد.
- محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.
- محدود بودن امکانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.
- ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و همچنین عدم توجه به وضع ظاهر که خود از تأثیر کلام خواهد کاست.
- عدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ یا مراجع و همچنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.
- قابل استناد نبودن (مگر اینکه ضبط شده باشد).
مزایای گزارشهای کتبی:
- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.
- امکان استفاده عمومی از گزارشها از طریق تکثیر و انتشار آنها.
- امکان ضبط و بایگانی برای سالها و بلکه قرنها.
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک، آمار، تابلو رنگی و تصاویر و سایر امکانات.
- گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازک، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.
- امکان فصلبندی و طبقهبندی (میتوان تهیه و تنظیم بخشها یا فصولی از گزارش را بر عهده افراد کاردان گذاشت.)
- فراهم آمدن اعتماد و اطمینان بیشتر.
- استفادة از آن برای معرفی و تبلیغ در موارد لازم.
مشکلات گزارشهای کتبی:
- احتیاج به صرف وقت زیاد در بسیاری از موارد
- صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت ماشیننویس و تأمین نیروی انسانی متخصص برای انجام این کار. (به همین دلیل بعضی از مؤسسات بزرگ کار تهیه و تنظیم گزارشها را بر عهدة مؤسسات دیگر میگذارند، که آن هم معمولاً بدون اشکال نخواهد بود).
- دشواری استفاده از تمام اصول گزارشنویسی و مبادله اطلاعات.
- عدم استقبال عمومی افراد از تهیة گزارش به دلیل سختی کار و ترس از تواناییهای خود.
- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارشهای کتبی در بیشتر موارد.
ن گزارش نویسی
قسمت هشتم
طبقهبندی گزارشها
گزارشها بر حسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم میشوند:
دسته اول – گزارشهای رسمی کوتاه
دسته دوم – گزارشهای رسمی بلند
فن گزارش نویسی
قسمت هشتم
طبقهبندی گزارشها
گزارشها بر حسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم میشوند:
دسته اول – گزارشهای رسمی کوتاه
دسته دوم – گزارشهای رسمی بلند
الف) گزارشهای رسمی کوتاه
گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته میشود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه میشود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمرّه است.
گزارشهای رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روشی یکنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمانهای اداری، برخی از این گزارشهای توضیحی به ویژه گزارشهای یک و دو صفحهای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همة گزارشهای این دسته را از این نوع دانست.
در گزارشهای یکنواخت و استاندارد شده، پرتوی از فکر و ابتکار نویسنده دیده نمیشود، بنابراین اگر در اینجا از گزارشی سخن میگوییم، مقصود گزارشی است که برخاسته از فکر و ابتکار نویسندة آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی بسزا داشته باشد.
نیک میدانیم که گزارشهای دسته اول؛ یعنی گزارشهای روزمرّه در شرایط مشکلی نوشته میشود و غالباً، فرصت فکر کردن کم است و بیشتر به دست کسانی تنظیم میشود که در این زمینه خوب کار نکردهاند و تجربه کافی ندارند. بنابراین لازم است در این مورد به کسانی که مسؤولیت تنظیم گزارشها را بر عهده میگیرند، آموزش لازم داده شود و دورة کوتاه گزارشنویسی برایشان اجرا گردد.
در مورد این نوع گزارشها توجه به نکات زیر ضروری است:
1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوی که گویای محتوای متن باشد.
2- آوردن مقدمهای متناسب با متن (حداقل دو سطر) برای بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقهبندی گزارش.
4- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان
5- ارائه یک درخواست و راهحل.
ب) گزارشهای رسمی بلند
گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته میشود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا دهها صفحه ادامه مییابد. این نوع گزارشها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، فرهنگی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط میشود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیهکنندگان آن بیش از یک نفر و گاهی یک گروه میباشند.
«یادمان باشد گزارش عملکرد امروز برای آیندهگان، فرهنگ و تاریخ محسوب میشود و چه نیکو است تا مایه مباهات اعلام گردد.»
منابع:
فن گزارشنویسی: دکتر مهدی ماحوزی
گزارشنویسی و آئین نگارش: دکتر مهدی ماحوزی
گزارشنویسی: جمشید صداقت کیش
لغتنامه دهخدا: علامه دهخدا
نگارش برای مدیران و تصمیمگیران: ماریا و هلوکامب و جودیت ک. استین
دستور زبان فارسی: پرویز خانلری
فرهنگ نفیس: (ناظم الاطباء) پنج جلد با تلخیص
نشانهگذاری: محمد پژوه
بر سمند سخن: دکتر نادر وزین پور
هدف این سایت ارتقای سطح علمی دانش اموزان ژورنالیزم بوده وبخاطر پیشرفت وترفی ذهنیت ها اماده گردیده است و شمادرین سایت به نوشته ای درعرصه ی - اجتماع - فرهنگ - سیاست - وطلاعات دست خواهید یافت.